Importação e atualização em massa

Atenção: Esse artigo é para os administradores da plataforma. Caso você seja um aluno, favor entrar em contato diretamente com a instituição responsável pelo seu curso.

Quando você tem vários alunos para inserir na plataforma, o processo de adicionar um por um é totalmente inviável, certo?

Para solucionar esse problema, nós criamos a importação em massa. Com ela é possível adicionar na plataforma vários alunos de uma vez. 

Assim ela possibilita adicionar à plataforma vários alunos de uma única vez.

Passo 1

Para realizar uma importação em massa é necessário estar logado na interface do administrador e acessar o menu Gestão > Importação em massa.

Clicar no botão azul, “Nova Importação”, do canto superior direito.

Passo 2

Em “Baixar arquivo de exemplo” é possível escolher dois formatos de arquivo Excel Base.

• Extensão (CSV) é uma versão simplificada, este excel possui informações simples sem caracteres especiais no texto.
• Extensão (XLSX) é uma versão mais completa, este excel pode ter caracteres especiais nas informações para fazer futuras operações ou fórmulas no excel. 

Somente campos obrigatórios, onde irá constar para adicionar informações obrigatórias para cadastrar um usuário.

1. E-mail (coluna *e-mail) 
2. Nome (coluna *name) 

Às vezes pode ser CPF (coluna document_id) no lugar de nome, que é uma forma de autenticação de login personalizada, sob demanda da empresa à plataforma.

Todos os campos presentes no campo de catastro. 

1. Todos estes campos têm correlação com os campos presentes nos campos do perfil do aluno na plataforma.
2. Todos estes campos têm correlação com os campos presentes nos campos de Login/cadastro da plataforma (sejam eles visualizáveis na página pública ou não).
3. Devido a que é possível criar campos personalizados,  o campo padrão da plataforma (aparecerá em língua inglesa) Campos personalizados adquirem o nome do campo personalizado que o usuário escolheu ao criá-lo.

Passo 3

Depois que você tiver baixado o arquivo base e preenchido, deve fazer o upload dele em uma nova importação em massa, pela opção “Escolher arquivo”. 

Importante: Todos os campos devem estar marcados como texto, e a planilha esteja livre de erros, (mudança de fonte, mudança de cores, texto sublinhado, negrito ou itálico).

Caso o e-mail do aluno esteja marcado como hiperlink, ao ser importado o email dele receberá o formato mailto:emaildoaluno@email.com.

A opção “Normalizar” faz com que sejam retirados todos os caracteres especiais dados da tabela, pois podem apresentar erro na hora da importação. 

Quando o arquivo for muito extenso. As importações em massa têm um limite de 1000 alunos por planilha, se você precisar inserir uma quantidade maior de usuários, faça mais de uma importação.

A opção não enviar e-mail se a opção estiver habilitada não será enviado um e-mail de criação de senha no momento da importação, caso não tenha sido definida uma (na coluna password do excel)  você pode defini-la.

Confirmando a importação

Ao finalizar a importação a plataforma te dá uma visão geral dos alunos que foram importados, e se algum aluno não foi importado irá mostrar qual o motivo.

Erros comuns

Usuário já está cadastrado: o e-mail dele já está sendo utilizado por um outro usuário na plataforma, ele pode estar ativo, inativo ou bloqueado.

O campo “ “ não pode ficar em branco: um campo de cadastro obrigatório na sua plataforma que não foi preenchido

Além disso, caso seja realizada uma importação em massa incluindo alunos em uma sala de aula, caso essa sala de aula esteja em processamento, a importação dará erro e o status da sala ficará como "Sala de aula bloqueada"

Neste caso é necessário aguardar que a sala de aula inicie o processo para iniciar o procedimento de importações em massa incluindo alunos em salas de aula.

Fique atento também ao limite de matrículas por sala de aula

Atualização em massa

Essa opção irá depender do seu plano. Podemos habilitar uma ferramenta que permite atualizar os alunos da plataforma.

Os procedimentos são semelhantes aos da importação em massa, a diferença é que você deve adicionar os e-mails dos usuários que deseja atualizar as informações, depois adicionar as novas informações nos campos do arquivo de base.

Por fim, selecione a opção “e-mail” em “Atualizar por” e clique em “importar”. 

Uma questão importantíssima na atualização: evite subir colunas em branco (inclusive, como boa prática, deve-se evitar colunas em branco também para a importação). O cuidado redobrado com colunas em branco na atualização se dá porque uma coluna em branco pode sobrescrever dados já existentes de cadastro do aluno ao qual a atualização está direcionada. Logo, se uma coluna estiver em branco na planilha de importação/atualização, a remova.

Importação/Atualização para uma sala de aula

O objetivo é poder utilizar o documento excel base para importar atualizar a informação dos alunos e ao mesmo tempo matriculá-los em um curso específico.

Passo 1

Criar uma sala de aula, isto é um grupo de alunos que pode ser feito pelo administrador.

Passo 2

Na planilha que contém todos os campos, existe uma coluna teams, que é uma coluna especial - a única fora dos campos de cadastro.

Tal coluna representa o curso o qual você vai matricular os alunos, para isto a coluna deverá receber o nome idêntico ao nome da sala de aula que você já criou 

No campo texto da coluna colocar o nome que fará a matrícula do curso a atualização é automática ao subir o documento excel.

Importante: 

• Se houver divergência no nome que deveria ser correspondente a uma sala de aula já existente, o sistema criará uma nova sala. 
• É desaconselhado utilizar vírgulas em nomes de sala de aula quando se usar a ferramenta de importação em massa, pois o sistema tende a interpretar elementos de uma coluna independentemente quando separados por vírgula, o que pode fazer com que um nome de sala de aula, por exemplo, grafado como “Olá, Alunos”, ao ser inserido na planilha, faça a ferramenta criar duas salas de aula separadas: uma sala “Olá” e outra “Alunos”.